לחותמות ולחותמים יש היסטוריה עתיקת יומין. באתרים ארכיאולוגים נמצאו מיני מינים של חותמות, כאלה ששימשו מלכים, כאלה ששימשו רוזנים, כאלה ששימשו גובי מס וכל מיני מיוחסים, פוליטיקאים, סנטורים, גנרלים, שליחים בכירים ולעיתים גם שלוחים זוטרים. כיום, לא צריך להיות קיסר או מלך וגם לא גובה מיסים על מנת להיות הבעלים הגאה של חותמת אישית. אך מה זה בדיוק הדבר הזה שנקרא חותמת? מדוע הוא נפוץ ושימושי כל כך, גם בימינו אלה?


אסמכתא משפטית מקובלת


בכל חוזה או מסמך משפטי, בכל הסכם או זיכרון דברים, בכל מסמך רשמי או רשמי למחצה נחוץ אותו צעד שמעיד על אותנטיות וגם על הסכמה. לפעמים, חתימה ידו של אדם פרטי או של נציג רשמי יכולה להיות מספקת. אך כאשר אחד מהצדדים המעורבים בחתימת החוזה או כאשר כל הצדדים המעורבים בהסכם או בשיתוף הפעולה הינם בעלי תפקידים או נציגי רשויות – מקובל שתתנוסס גם עדות של חותמת ולא רק חתימה.

אם כן, חותמת אישית מהווה במקרים רבים מרכיב חשוב כאסמכתא בעלת תקפות משפטית. בחתימה של חוזי עבודה או הסכמי סחר, כאשר רוצים לקחת חלק במרכזים, כאשר מסיימים בהצלחה משא ומתן עסקי – אותה הטבעה על דיו על נייר תהיה אות ועדות להסכמה מדעת. כמובן, שיש מסמכים משפטיים נוספים שעליהם תתנוסס החתמה. למשל, כל מסמך נוטריוני או מסמך שמוציאה קונסוליה יהיו מלווים בהחתמה. גם מסמכים רשמיים שמוציאים מרשויות שונות כגון רשות המיסים, מנהל המקרקעין, לשכת האוכלוסין – בכולם יש צורך בחתימה ובחותמת.


הרשאה לבצע תשלומים


כאשר קיים עסק של איש אחד, לא קיימת הסתבכות כאשר יש צורך לשלם תשלום כזה או אחר. המשלם, בעל העסק יכול להוציא צ'ק או לשלם במזומן, לשלם בכרטיס אשראי או בהעברה בנקאית. אבל כאשר מדובר בעסק גדול, כאשר לא תמיד יש זהות בין מאשר התשלום לבין מי שמעביר את התשלום לספק או לזכאי, יש צורך במנגנון מסודר. במערכת העסקית מקובל כי קיים מנהל או בעל תפקיד בכיר בגזברות שיהיה אחראי על אישור ביצוע כל תשלום ובפרט תשלומים בסכומים גבוהים. כיצד נותנים את אותה הרשאה לבצע תשלום? דרך טובה לכך הינה באמצעות חותמת לעסק. חותמת אישית שתופיע על צ'ק עסקי או על אישור לביצוע תשלום יכולה למנוע אי הבנות, תקלות, בעיות או אפילו מעילות.


חותמת אישית כסמל סטטוס


לא ניתן להתעלם מהעובדה כי חותמת אישית יכולה בהחלט להיות גם סמל סטטוס. עבור עובד בכיר או מנהל, עבור בעל תפקיד, סמנכ"ל, אפילו מנהל זוטר, החותמת הינה מעין עדות לתפקיד, לסמכות, לאחריות. העובדה שניתן כיום לעצב חותמות בצורות מרהיבות ומיוחדות והעובדה שניתן גם להשיג איכות החתמה מעולה אפילו ללא צורך בכרית דיו, הביאו לכך כי יש כאלה שממש אוספים חותמות שצברו במהלך הקריירה.

את החותמות יכול אדם לרכוש לעצמו, אך אין ספק כי גם מחלקת הרכש בארגון יכולה להיות זאת שדואגת לכך. יש ומעניקים חותמת במתנה, עם אריזה יפה, למי שזכה בקידום והיא מעין עדות או פרס להצלחה, לצד היותה חיונית לצרכי העבודה השוטפת.

החתמה של מזכרים, החתמה על גבי הודעות לעובדים, החתמה של מסמכים עסקיים, משפטיים ואחרים היא עניין של יום ביומו ולכן – חיוני להחזיק חותמות איכותיות ומשובחות. זה גם עניין של סטטוס ויוקרה עסקית ולא רק אישית. עסק שמזלזל בכך למעשה מזלזל בעצמו. עסק שמכבד את עצמו יקפיד על ייצור חותמות יפות ואיכותיות, כזאת שתתנוסס בגאון על מסמכים, מכתבים והתכתבויות.